CÓDIGO DE CONDUCTA Y MARGEN DE TOLERANCIA “CERO” PARA TERCEROS QUE CONTRATEN O REALICEN OPERACIONES CON AUTOGERMANA AC H 16 v2
Respetados señores.
Para la Compañía, es indispensable contar con aspectos claves para el cumplimiento de los logros
proyectados hacia el futuro, practicando siempre los valores institucionales de Honestidad,
Humildad, Compromiso, Respeto, Responsabilidad, Empatía, Autocritica y Excelencia; como
consecuencia de lo anterior, se ha considerado plasmar el Código de Conducta y Margen de
Tolerancia “Cero” para Terceros, en el que se fija los estándares mínimos que se deben manejar en
los aspectos de las negociaciones con todos los terceros vinculados con AUTOGERMANA
S.A.S.
DESTINATARIOS
Todos aquellos terceros que sin ser funcionarios o directivos de AUTOGERMANA S.A.S., se
encuentren vinculados a través de cualquier tipo de contrato o relación comercial.
Para efectos del presente código, se entenderá como tercero: Contratistas, Consultores,
Proveedores, Intermediarios, Funcionario Público, entre otros.OBLIGACIONES
Es obligación de los terceros:
I. Informarse y acatar las políticas y cultura organizacional de la Compañía, contemplando
como pauta fundamental la honestidad y lealtad en la relación con los funcionarios, directivos
y otros terceros.
II. Cumplir con el presente código y respetar las leyes, normas, sanas costumbres, moral, ética,
entre otras.ÁMBITO DEAPLICACIÓN
El presente código es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo
decorrupción y está dirigido a todos los terceros interesados en contraer alguna relación con
AUTOGERMANA S.A.S.
Estas directrices están diseñadas para ayudar a todas las personas que tengan relación de negocios
con la Compañía a cumplir los estándares anticorrupción.PRINCIPIOS
PRIMERO. POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO. Es política corporativa respetar la Constitución
Política, leyes, normas y reglamentaciones gubernamentales que le sean aplicables de la
legislación colombiana, las cuales hacen parte de las obligaciones que el tercero adquiere para
con la Compañía.
Hacen parte de los compromisos de los terceros, todos y cada uno de los parámetros aquí
establecidos, en especial los encaminados a prevenir y detectar cualquier actividad delictiva,
principalmente las contenidas en los artículos del 102 al 105 del Decreto 663 de 1993, Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero.
La falta de norma expresa que reglamente una materia o asunto particular, no puede alegarse como
fundamento para adoptar posiciones equívocas, arriesgadas o contrarias a los intereses de
AUTOGERMANA S.A.S., y/o del presente código, puesto que el sano criterio, la experiencia, el
conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinación por parte
de los trabajadores, directivos y terceros que se vinculan con la Compañía.
Se considera de manera enunciativa como actuaciones o prácticas prohibidas las siguientes, sin que
esto sea restrictivo o excluyente:
Hacer afirmaciones falsas, maliciosas o mal intencionadas en contra de la Compañía, de
sus directivos o de los funcionarios de la misma.Intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos ilícitos o que puedan
utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria
al interés público o a los intereses de AUTOGERMANA S.A.S., BMW AG, BMW, BMW
MOTORRAD y MINI.Cooperar directa o indirectamente en arreglos o actividades impropias, ilegales o indebidas en las instituciones del estado, organismos públicos o entidades particulares.
Omitir u ocultar información, con el propósito de perjudicar o lesionar a una persona o a
la Compañía.Modificar intencionalmente la interpretación del contenido, explícito o implícito, en
cualquier documento de la Compañía, con el fin de engañar o tratar de engañar la buena
fe de otros.Incurrir en conductas que puedan afectar o colocar en riesgo la reputación y/o la imagen
comercial de AUTOGERMANA S.A.S., BMW AG, BMW, BMW MOTORRAD y MINI.Cobrar un valor superior al del mercado para el servicio o bien a proveer, con el fin de
realizar pagos indebidos asociados a corrupción.Entregar y/o autorizar directa o indirectamente pagos a un funcionario público para que
éste facilite y/o agilice la prestación de un servicio al que se encuentre obligado como parte
de sus funciones.Participar, autorizar, consentir o permitir cualquier acción que pudiera provocar su
vinculación o la de sus socios, directivos, empleados, terceros, matriz, subordinadas, en
actos violatorios de cualquier política o regulación que prohíba o prevenga el soborno
y/ola corrupción.
SEGUNDO. CONFLICTO DE INTERESES. Todo tercero interesado que pretenda entablar
una relación financiera, comercial o laboral, de la que pueda surgir un posible conflicto de
intereses, por razón de sus funciones o vínculos personales o familiares con un funcionario de
AUTOGERMANAS.A.S., sus representantes, socios o funcionarios, interesados o aquellos que se
beneficiarían con la decisión, actitudes o relaciones que puedan ser perjudiciales o dañinas para
los intereses de la Compañía, deberá informar sobre dichas circunstancias; en los eventos en
que exista duda para tomar una decisión, el área responsable de la contratación debe consultar a la
Gerencia de Asuntos Corporativos (roberto.morales@autogermana.com.co), dependiendo de su
complejidad e impacto para la Compañía. De esta manera se adoptará una decisión acorde de si
existe un conflicto de interés que pueda ser perjudicial para AUTOGERMANA S.A.S., BMW AG,
BMW, BMW MOTORRAD y MINI, y se decidirá sobre el mejor curso de acción a tomar.
Los terceros no podrán exigir ni ejercer presiones indebidas, ni podrá hacer ofrecimientos en dinero
o en especie que beneficien a funcionario alguno con el fin de obtener la adjudicación de
negocios con AUTOGERMANA S.A.S., aunque estos no resulten en perjuicio de los intereses de la
Compañía.
TERCERO. REGALOS Y BENEFICIOS DE TERCEROS. Los terceros se abstendrán
de ofrecer o entregar regalos, beneficios, gratitudes, tratamientos preferenciales u otra clase de
remuneración a ningún título a funcionario o directivo alguno de AUTOGERMANA S.A.S., o
aceptarlos o recibirlos de éstos.
Se exceptúan con aquellos artículos de merchandising hasta por un valor comercial de cien mil pesos
($100.000) M/Cte. o elementos que deban darse, o eventos razonables que deban realizarse en
el proceso normal, legal y público de las negociaciones; es decir, aquellos que correspondan a
políticas o costumbres sanas del tercero, como, por ejemplo, elementos de propaganda o
material promocional o institucional.
CUARTO. DECLARACIÓN DE ACTIVIDADES. Al aceptar el presente código, los terceros
vinculados a AUTOGERMANA S.A.S., declaran de manera expresa que todos los contratos u
operaciones comerciales que realicen con la misma no serán utilizados como instrumentos para
el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros
bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones
y fondos vinculados con las mismas.
Así mismo, el tercero expresa que los recursos que se deriven del desarrollo del contrato o relación
comercial que realice con la Compañía, no se destinarán a la financiación del terrorismo, a grupos
terroristas o actividades con el mismo fin.
El tercero se obliga a notificar a AUTOGERMANAS.A.S., por escrito de forma inmediata, cualquier
acto o sospecha de corrupción, soborno, lavado de activos o financiación del terrorismo, que se
presente o se pudiere presentar en la negociación, celebración o ejecución del contrato o
relación comercial.
En todo caso, si resultare el tercero vinculado a cualquiera de las actividades ilícitas ya citadas,
AUTOGERMANA S.A.S., no será responsable en ningún momento por ser tercero de buena fe,
yen caso de resultar vinculada tendrá derecho al resarcimiento, con arreglo a las leyes vigentes,
de todo perjuicio en su calidad de víctima.
QUINTO. ORIGEN DE RECURSOS. El aceptante declara que no se encuentra
vinculado con actividades ilícitas, relacionadas con el narcotráfico, el terrorismo, la financiación del
terrorismo o el lavado de activos. Ni que sus ingresos provienen de este tipo de actividades al margen
de la ley. Adicional a lo anterior, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato
sin necesidad de preaviso y sin dar lugar al pago de indemnización alguna, si la parte es incluida en
cualquiera de las listas que existen para detectar el lavado de activos y la financiación del terrorismo y dentro
de las que se encuentran la Lista SDN, emitida por la Oficina de Control de Bienes Extranjeros (OFAC)
del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos, la lista de la ONU, la lista del Banco de Inglaterra
y la lista de la Contraloría General de la Nación. Igualmente, el aceptante declara que conoce el
Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo
(SAGRILAFT) de AUTOGERMANA S.A.S., y se obliga a cumplirlo cabalmente reiterando bajo la
gravedad de juramento que la totalidad de sus recursos y capital provienen 100% de actividades
lícitas.
SEXTO. LEY DE COMPETENCIA. Las normas de competencia en Colombia se encuentran
reguladas por la Ley 256 de 1996. El propósito de dicha ley es prevenir la intervención restrictiva,
desleal, o anticompetitiva en el funcionamiento de un sistema de mercado competitivo. Mientras
que la finalidad de esta ley es principalmente económica, sus efectos con frecuencia van más allá del
bienestar del consumidor y protege otros valores de las sociedades, incluyendo las libertades
individuales.
Por tanto, cada trabajador, directivo y tercero vinculado con AUTOGERMANA S.A.S., está obligado a
cumplir con las reglas para una sana y leal competencia.
SÉPTIMO. PROTECCIÓN INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. Uno de los bienes
principales de la Compañía es su propiedad intelectual. Es decir, la información relacionada con los
negocios pasados, presentes y futuros, la información competitiva, las investigaciones de mercado
y de tecnología, la información privada confiada a la Compañía por sus clientes, la relacionada con
sus trabajadores, sus programas de sistematización, archivo documentario, procesos de capacitación o
entrenamiento comercial en líneas, sistemas, productos y equipos. Esta propiedad intelectual debe
protegerse como cualquier otro tipo de bien.
La información confidencial o privilegiada incluye toda la información que es de importancia para el
manejo de los negocios, es de naturaleza sensitiva o tiene valor inherente, o cuya revelación o mal uso
puede causar daño a la Compañía, a sus accionistas, trabajadores, clientes o a otras personas u
organizaciones con las cuales la Compañía tenga relaciones. Los trabajadores reconocen que parte
esencial de los documentos y los datos que se mantienen y se procesan dentro de la Compañía
están en esta categoría.
Es así como toda la información de AUTOGERMANA S.A.S., incluida, pero sin limitación a la
información técnica, jurídica, comercial, financiera, administrativa, operativa, tecnológica,
especificaciones, diseños, planes de productos, investigación y desarrollo, información personal y de
clientes, métodos y operaciones del negocio, programas de mercadeo, invenciones (patentables o no),
secretos comerciales, conocimientos técnicos, la contenida en los sistemas de información, técnicas
y combinaciones de información y cualquier otra información de la compañía a la que el tercero tenga acceso, es Información Confidencial y constituye un secreto empresarial de propiedad de
AUTOGERMANA S.A.S.
Es esencial que se disponga de un ambiente de protección de la información confidencial. Esta norma se aplica, bien sea que la información esté con marcas de “Privada”, “Restringida” o
“Confidencial” o sin ellas.
En el evento que el tercero requiera dar a conocer la información confidencial a una persona
diferente para cumplir con los fines del contrato o del acuerdo comercial, se requiere que se solicite
por escrito autorización para ello a AUTOGERMANA S.A.S., Si la información confidencial es
requerida por alguna autoridad judicial y no exista reserva legal o secreto profesional sobre la
información requerida, el tercero deberá notificar a la Compañía antes de revelarla, indicando la
autoridad que la requiere con la finalidad de proteger la misma.
Así mismo, toda la información que el tercero recaude o conozca en virtud del objeto del contrato o
relación comercial con AUTOGERMANA S.A.S., es Información Confidencial y se le dará el
tratamiento conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Ley de Habeas Data o Protección de
Datos Personales y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013 de la mencionada Ley.
Cada tercero vinculado a la Compañía asume la responsabilidad de garantizar que sus trabajadores,
representantes y grupos de interés, comprendan y cumplan este código. En caso de que los
terceros incumplan o vulneren el presente documento, esto podrá ser fundamento suficiente para
finalizar la relación contractual existente, según la gravedad de la contravención y las circunstancias
puntuales.
Con la aceptación de este documento mediante la suscripción del formato CM H 03 Conocimiento y
Registro de Proveedores, se garantiza la lectura, comprensión y acatamiento del código de conducta
y margen de tolerancia “cero” para terceros externos y autoriza a la Compañía o a un tercero
contratado por esta, a realizar actividades de auditoría o control para confirmar el cumplimiento de
este código.
AUTOGERMANA S.A.S., se reserva el derecho de modificar los requisitos de este código de
Conducta; en consecuencia, la Compañía espera que los terceros Externos acepten los cambios
que se pudieran efectuar con posterioridad a la aceptación de este documento.
